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25 points pour organiser un cabinet de courtage
Cette liste est utilisable telle quelle, dès aujourd'hui, sans logiciel. Elle sert aussi de grille de contrôle si vous évaluez un outil de gestion.
La liste
- Un seul endroit pour la fiche client : contacts, contrats, échéances, documents, historique.
- Une convention de nommage des dossiers, appliquée par tous
- Une règle écrite pour la première relance d'un devis
- Un responsable désigné par type de relance
- Une revue hebdomadaire des dossiers bloqués
- Les pièces attendues standardisées par type de dossier
- Un lien de dépôt pour que le client envoie ses documents sans compte
- La liste des pièces manquantes mise à jour à chaque réception
- Les échéances saisies au moment de la souscription, pas plus tard
- Une vue des échéances à 90 jours
- Une préparation de renouvellement démarrée 60 jours avant
- Un compte rendu consigné après chaque échange client
- Les décimales et les unités fixées une fois pour toutes (euros, francs, HT/TTC)
- Un import du portefeuille existant plutôt qu'une ressaisie
- Aucun dossier sans échéance ni sans prochaine action
- Les commissions suivies par dossier, pas en fin d'année
- Les accès nominatifs, jamais de compte partagé
- Les départs de collaborateur anticipés : rien ne doit vivre dans une seule tête
- Un contrôle mensuel des dossiers incomplets
- Une mesure simple de l'activité : devis en cours, gagnés, perdus
- Les données de santé exclues de toute prospection
- Une procédure claire d'opposition à la prospection
- Les documents exportables à tout moment (pas de dépendance à l'éditeur)
- Une revue de portefeuille annuelle planifiée
- Un point de sortie écrit : ce que fait le cabinet quand il change d'outil
Comment s'en servir
Aujourd'huiCochez ce qui est déjà en place. Ne cherchez pas à tout corriger.
Cette semaineTraitez les deux points qui bloquent le plus le suivi au quotidien.
Ce moisTransformez trois points en règle écrite, connue de l'équipe.
EnsuiteRelisez la liste une fois par trimestre : elle vieillit avec le cabinet.
Le point qui compte le plus
Aucun dossier ne doit vivre dans la tête d'une seule personne. Tout le reste en découle : si l'information est dans l'outil et datée, les relances, les échéances et les pièces suivent.
Questions fréquentes
Faut-il un logiciel pour appliquer cette liste ?
Non, la liste fonctionne avec un tableur. Un outil spécialisé rend simplement ces règles permanentes au lieu d'être des résolutions.
Le PDF demande-t-il mes coordonnées ?
Non : le téléchargement est direct, sans formulaire.