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Comment ne plus oublier une relance
<p>Réponse courte : une relance ne s'oublie plus quand elle est rattachée à un dossier et qu'elle apparaît dans une liste de travail. Le problème n'est pas la mémoire des équipes, c'est l'absence de liste.</p>
Pourquoi les relances sont oubliées
- La demande n'est écrite nulle part : elle a été dite au téléphone.
- Elle est écrite dans un fil d'e-mails, pas dans le dossier.
- Elle est notée par une personne, pas par le cabinet.
- Aucune revue régulière ne la fait remonter.
La méthode en quatre points
1. Un endroitToute demande au client vit dans le dossier, pas dans une boîte e-mail.
2. Un responsableChaque type de relance a une personne identifiée.
3. Un délaiUn délai de première relance est fixé et connu de tous.
4. Une revueUne fois par semaine, la liste des dossiers sans action est relue.
Ce que COURTIARK apporte
- Les relances sont rattachées au dossier concerné.
- Les dossiers bloqués remontent dans les listes de travail (relances, tâches).
- Le brief du matin met devant vous ce qui demande une action aujourd'hui.
- La trace de la demande et de la réponse reste attachée au dossier.
Ce qui reste humain
L'outil ne décide pas d'envoyer un message et ne contacte personne. Il rend visible ; c'est le cabinet qui agit.
Questions fréquentes
Y a-t-il un nombre de relances à faire ?
Non : c'est votre organisation qui fixe le délai et le nombre, l'outil les rend applicables et visibles.
Les relances sont-elles automatiques dans COURTIARK ?
Non. Elles sont organisées et tracées ; l'envoi reste une action du cabinet.
Faut-il un outil pour ça ?
Un tableur peut suffire si une seule personne relance. Au-delà, la liste doit être partagée et datée, ce qu'un fichier supporte mal.