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Gestion documentaire : arrêter de courir après les pièces
Dans un cabinet de courtage, une pièce manquante bloque tout : pas de souscription, pas de devis complet, pas de dossier défendable. Le problème n'est pas de classer : c'est de savoir ce qui manque, pour qui, et depuis quand.
Trois moments, trois réponses
| Moment | Ce qui se passe sans outil | Ce que fait COURTIA |
|---|---|---|
| Le client doit fournir une pièce | Demande par e-mail, pièce reçue en désordre, classement manuel | Un lien de dépôt : le client transmet la pièce, elle se rattache au dossier |
| Une pièce arrive | Elle est relue et recopiée à la main dans le dossier | Lecture assistée : les informations utiles sont extraites, le courtier confirme |
| Un document doit être produit | On repart d'un ancien fichier et on réadapte | Génération depuis les données du dossier, puis trace de ce qui a été remis |
Pourquoi la traçabilité n'est pas un luxe
Un contrôle ne demande pas « avez-vous bien travaillé ? » mais « montrez ce qui a été présenté, à quelle date, sur quelles informations ». Une pièce qui n'a pas de date ni de dossier rattaché ne prouve rien. C'est la raison pour laquelle COURTIA rattache chaque document à un client, avec son historique, plutôt que de le déposer dans un espace partagé générique.
Ce que la gestion documentaire ne fait pas
- Elle ne remplace pas un coffre-fort électronique à valeur probante légale : COURTIA organise et trace, il ne délivre pas d'horodatage qualifié.
- Elle ne décide pas de ce qui doit être conservé : les durées et obligations relèvent du cabinet et, en Suisse, de la réglementation applicable au dossier client.
- Elle n'envoie rien sans validation humaine.
La page « IA documentaire » décrit précisément ce que la lecture assistée fait et ne fait pas ; la page « portail client » montre ce que le client peut faire sans compte.
Questions fréquentes
Le client doit-il créer un compte pour déposer une pièce ?
Non. Le dépôt se fait par un lien ; le client n'a pas de compte à créer. C'est volontaire : chaque étape imposée au client est une raison de ne pas envoyer la pièce.
Peut-on produire une attestation ou un courrier depuis le dossier ?
Oui, des documents se génèrent depuis les données du dossier. Le contenu exact des modèles dépend du cabinet.
Les documents sont-ils cloisonnés par cabinet ?
Oui, comme le reste des données : chaque cabinet n'accède qu'à ses propres dossiers.
Pour aller plus loin
- IA documentaire — la lecture assistée des pièces
- Portail client — ce que le client peut faire seul
- CRM courtier assurance — le dossier auquel tout se rattache
- Conformité — pourquoi la pièce compte autant que le conseil
Voir le produit et l'essayer
L'essai COURTIA dure 7 jours. À l'expiration, aucune donnée n'est supprimée : le cabinet garde la consultation de ses dossiers et cesse seulement de pouvoir les modifier jusqu'à la souscription.
Périmètre de cette page
Ici : la collecte et la traçabilité — demander une pièce, la recevoir, la rattacher au dossier, tracer ce qui a été produit et remis. La lecture assistée d'une pièce (extraction et confirmation) est décrite sur IA documentaire.
Page mise à jour le 2026-09-22. Les fonctionnalités décrites ici sont celles qui sont réellement présentes dans le produit ; aucune durée ni aucun gain chiffré n'est promis sans mesure.