Suisse · relances et tâches du cabinet
Relances et tâches d'un courtier d'assurance en Suisse : qui appeler aujourd'hui
« Je n'ai pas le temps » n'est presque jamais un problème de temps : c'est un problème de file d'attente. Quarante dossiers à relancer, six réellement traités, et les six choisis par ordre d'arrivée plutôt que par gravité. COURTIA classe les relances par type et par urgence, les rattache au client concerné, et ARK propose l'ordre de traitement.
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Le problème réel : une file d'attente sans règle de tri
Un cabinet de courtage n'oublie presque jamais un client important. Il oublie les dossiers qui n'ont rien dit depuis longtemps, et ceux-là sont précisément les plus coûteux.
- Un devis sans réponse n'est pas un devis en attente. Passé quelques semaines, c'est un devis perdu — souvent au profit d'un courtier qui a simplement rappelé.
- Une échéance dépassée coûte une année entière. Sur des contrats à renouvellement annuel, laisser filer une échéance, c'est laisser filer douze mois de commission et une occasion de revoir la couverture.
- Un client silencieux est un client en train de partir. Le silence n'est pas un signe de satisfaction ; c'est un signe d'absence de relation, et donc de vulnérabilité à la première sollicitation concurrente.
- Un document manquant rend un dossier fragile. Quand le client demande des comptes, ou quand un sinistre survient, ce qui n'est pas au dossier n'existe pas.
Avant COURTIA / avec COURTIA
| Moment | Sans file de travail | Avec COURTIA |
|---|---|---|
| Décider qui relancer | On ouvre sa boîte mail et on part du plus récent | File classée par type : devis sans réponse, échéances, clients silencieux, documents, opportunités, prospects |
| Repérer l'urgent | Au ressenti | Compteurs Urgentes, En attente, Devis sans réponse, Échéances, Taux de réponse, Potentiel |
| Suivre une relance | Post-it, note dans un carnet | Relance rattachée au client, avec l'historique du dossier |
| Voir ce qui n'a pas été fait | Impossible à mesurer | Tâches En retard / Aujourd'hui / Cette semaine / Terminées, et compteur « Générées par ARK » |
| Passer d'une liste à un appel | Recherche manuelle du numéro et du contexte | Bouton de priorisation ARK, puis fiche client complète |
Ce que le produit fait réellement
File de relances par type
Les relances sont classées en familles : devis sans réponse, échéance proche, renouvellement, client silencieux, document manquant, opportunité et prospect à relancer. Un filtre par famille, une recherche, et la liste utile seulement.
Indicateurs de charge
Urgentes, en attente, devis sans réponse, échéances, taux de réponse et potentiel concerné : de quoi savoir si le retard coûte cher ou pas.
Priorisation ARK
Un bouton ouvre la priorisation par ARK dans le Morning Brief : la même file, mais dans l'ordre du risque plutôt que dans l'ordre d'arrivée.
Tâches du cabinet
Le module Tâches distingue ce qui est en retard, ce qui est prévu aujourd'hui, ce qui est prévu cette semaine et ce qui est terminé — avec le compteur des tâches générées par ARK.
Rattachement au client
Chaque relance et chaque tâche pointe vers le client concerné : le contexte (contrats, devis, documents, historique) est là avant l'appel, pas après.
Rendez-vous
Les rendez-vous se traitent dans le même module que les tâches, pour ne pas tenir deux calendriers parallèles.
Scénario : 41 clients silencieux, six appels
Cas de figure, pas une référence client.
Un cabinet mono-courtier suit 310 contrats. Lundi matin, la file de relances affiche 41 clients silencieux depuis plus de 90 jours et 9 devis sans réponse. Traiter les 41 est irréaliste ; les traiter tous les lundis pendant deux mois l'est aussi.
Le courtier ouvre la priorisation ARK. La liste remonte d'abord les clients silencieux dont un contrat arrive à échéance dans les 60 jours : ce sont ceux pour lesquels le silence a un coût immédiat. Il en traite six avant midi, avec l'historique du dossier sous les yeux, et enregistre chaque appel comme une relance terminée.
L'après-midi, la file affiche un chiffre honnête : ce qui reste en retard est visible, chiffré, et ne dépend plus de la mémoire de personne.
Ce que ce module n'est pas
- Aucune relance ne part automatiquement. COURTIA prépare et classe ; l'appel, l'e-mail et le courrier restent des actes du courtier, rédigés et envoyés par lui.
- Ce n'est pas un outil de marketing de masse. Pas d'envoi de campagne publicitaire aux clients du portefeuille : ce n'est pas le métier, et ce n'est pas le nôtre.
- Ce n'est pas un standard téléphonique ni un centre d'appels : le module suit le travail, il ne l'exécute pas.
- Le taux de réponse affiché dépend de ce que vous saisissez. Un compteur n'est utile que si les relances sont effectivement clôturées dans l'outil.
Questions fréquentes
Les relances sont-elles envoyées automatiquement aux clients ?
Non. COURTIA classe et prépare les relances, ARK en propose l'ordre de priorité ; l'envoi reste un acte du courtier, avec ses mots et sa signature. Aucun message ne part d'un client du portefeuille sans décision humaine.
Quels types de relances sont suivis ?
Sept familles : devis sans réponse, échéance proche, renouvellement, client silencieux, document manquant, opportunité et prospect à relancer. Chacune se filtre séparément.
Comment COURTIA sait qu'un client est « silencieux » ?
À partir de l'activité enregistrée sur son dossier. Le compteur reflète donc la qualité du suivi : si vous appelez sans rien noter, COURTIA ne peut pas le savoir — et c'est vrai de n'importe quel outil.
Est-ce que cela remplace un agenda ou Outlook ?
Non. Les tâches et rendez-vous du cabinet sont gérés dans COURTIA pour rester rattachés aux clients et aux contrats ; nous ne prétendons pas remplacer votre messagerie professionnelle.
Combien de temps faut-il pour que la file devienne utile ?
Dès que le portefeuille est repris et que les contrats sont rattachés aux clients : la file se remplit alors à partir des échéances réelles et des devis en cours.