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Gestion des renouvellements : l'échéance vit sur le contrat, pas dans un agenda

Un renouvellement ne se joue pas le jour de l'échéance : il se joue à la qualité de ce qui a été préparé avant. Ce qui change tout n'est donc pas un écran de plus, mais le fait que l'échéance soit portée par le contrat lui-même — donc impossible à perdre dans une liste tenue à part.

Ce que le produit fait réellement

• Échéance enregistrée sur le contrat, avec la compagnie, le numéro, la prime et le statut : la date appartient au dossier, pas à un tableur.
• Vue par période : ce qui arrive à échéance dans le mois, le trimestre, l'année — c'est ce qui permet de connaître la charge avant la saison, et non pendant.
• Liste d'actions du matin : les dossiers à traiter remontent dans un brief, avec les propositions sans réponse et les dossiers sans contact depuis longtemps.
• État des pièces et des propositions dans le dossier : ce qui a été demandé au client, ce qui est reçu, ce qui attend une décision.
• Tâches rattachées : « appeler », « redemander l'attestation », « comparer » — chaque action a une date et un responsable.

Ce que le produit ne fait pas

Il n'appelle pas les clients, ne négocie pas avec la compagnie et ne décide pas si un contrat doit être renouvelé à l'identique. Il ne calcule pas non plus de préavis : les délais dépendent des conditions de chaque contrat et doivent être vérifiés au cas par cas.

Comment ça se passe, concrètement

1. Un contrat est créé dans le dossier du client, avec son échéance.
2. Trois mois avant, le dossier apparaît dans la vue de période.
3. La préparation suit vos paliers : qualifier, demander, comparer, décider.
4. La nouvelle échéance est enregistrée après la décision — c'est cette saisie qui évite de recommencer l'an prochain sans trace.

Le détail des paliers, utilisable même sans logiciel, est dans le guide des renouvellements et le processus de renouvellement.

Questions fréquentes

Où sont stockées les échéances ?

Sur le contrat, dans le dossier du client : c'est ce qui permet de les regrouper par période.

Le produit prévient-il automatiquement les clients ?

Non : il prépare et fait remonter ; le cabinet décide du contact et de son moment.

Puis-je reprendre un portefeuille existant avec ses dates ?

Oui, l'import de portefeuille reprend les contrats ; les dates d'échéance doivent figurer dans le fichier pour être exploitables.

Et les échéances déjà passées qu'on découvre ?

Il faut les enregistrer aussi : sans date saisie, la même découverte se reproduce l'année suivante.

Pour aller plus loin

• Le suivi de portefeuille — à lire aussi
• Guide : organiser ses renouvellements — à lire aussi
• Processus : renouvellement par paliers — à lire aussi
• Checklist de renouvellement — à lire aussi
• Gagner du temps : renouvellements — à lire aussi