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Détecter, préparer, comparer : le renouvellement en trois temps

Le renouvellement est le moment où un cabinet gagne ou perd un client sans s'en apercevoir. Ce n'est pas la date qui pose problème : c'est l'absence de palier entre « rien » et « c'est demain ».

Savoir ce qui arrive à échéance

• Process manuel : on découvre les échéances dans l'agenda, dans un tableur ou quand le client appelle ; certaines n'apparaissent qu'une fois passées.
• Process optimisé : toutes les échéances vivent dans le dossier du contrat, et une vue les rassemble par période : la question devient « combien de dossiers ce trimestre ? ».
• Automatisation possible : le calcul et le regroupement des échéances sont automatiques dès qu'elles sont enregistrées ; l'alerte peut remonter dans une liste de travail quotidienne.
• Ce que COURTIA fait réellement : échéances portées par chaque contrat, vue par période, brief du matin avec les actions à traiter, score de santé du portefeuille.
• Ce qui reste humain : décider ce qu'on fait de l'échéance : renouveler sans changement, revoir les garanties, ou laisser partir.

Préparer un renouvellement

• Process manuel : on recherche l'historique, on demande les informations manquantes au client à la dernière minute, et la préparation se fait sous pression.
• Process optimisé : le travail est découpé en paliers : repérer à trois mois, qualifier à deux mois, demander les pièces à six semaines, comparer à un mois.
• Automatisation possible : la préparation de la demande d'informations et la détection des dossiers sans réponse sont automatisables.
• Ce que COURTIA fait réellement : vue des échéances par palier, état des pièces, propositions suivies, tâches rattachées au dossier.
• Ce qui reste humain : la conversation commerciale et le conseil : ce que l'on propose, et pourquoi.

Comparer des propositions

• Process manuel : les propositions arrivent par mail, dans des formats différents ; la comparaison se fait de mémoire ou sur un tableau refait à la main.
• Process optimisé : les propositions sont enregistrées dans le dossier du client avec leurs éléments, et la comparaison porte sur des critères définis à l'avance.
• Automatisation possible : la mise en forme et l'analyse assistée des propositions sont automatisables.
• Ce que COURTIA fait réellement : comparateur de propositions, devis et registre, propositions conservées dans le dossier.
• Ce qui reste humain : l'arbitrage final et l'explication du choix au client — c'est le cœur du devoir de conseil.

Le palier qui change tout

Sur les trois tâches, c'est le découpage en paliers qui produit l'effet : un dossier « repéré à trois mois » ne se traite pas comme un dossier « échéance dans dix jours ». Le guide des renouvellements détaille les paliers J-90 à J-0.

Questions fréquentes

Où sont enregistrées les échéances ?

Sur le contrat, dans le dossier du client : c'est ce qui permet de les regrouper par période sans tenue d'une liste parallèle.

Le client est-il prévenu automatiquement ?

Non. Le produit prépare et signale ; le cabinet décide du contact et de son moment.

Et les échéances déjà passées qu'on découvre ?

Elles doivent être enregistrées quand même : sans date saisie, la même découverte se reproduira l'an prochain.

Pour aller plus loin

• Le hub gagner du temps — à lire aussi
• Le guide des renouvellements — à lire aussi
• Le suivi de portefeuille — à lire aussi
• Les renouvellements dans COURTIA — à lire aussi