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Checklist : collecter des pièces sans en perdre

La checklist

La collecte échoue rarement sur le premier envoi : elle échoue au milieu, quand une pièce manque et que personne ne sait qu'elle manque.

• Liste des pièces établie selon la situation réelle du client
• Demande unique envoyée, avec la date de retour souhaitée et le canal précisé
• Chaque pièce marquée « demandée », avec sa date
• Pièces reçues rattachées au dossier le jour de leur réception
• Pièces refusées ou illisibles signalées explicitement, avec la raison
• Relance faite sur la liste des pièces manquantes uniquement
• Date de dernière relance enregistrée
• Demande close explicitement quand tout est là
• Pièces sensibles limitées à ce qui est nécessaire
• Accès aux pièces limités aux personnes concernées
• Historique conservé : qui a demandé quoi, et quand

Ce que cette liste contient

Le suivi opérationnel d'une demande documentaire, de la liste initiale à la clôture.

Ce qu'elle ne remplace pas

La durée de conservation des pièces et les règles de collecte de documents sensibles relèvent de votre politique interne et des textes applicables : cette liste organise le suivi, elle ne fixe pas ces règles.

Questions fréquentes

Faut-il demander toutes les pièces dès le début ?

Demander une liste inutilement longue fait perdre du temps au client et au cabinet. La liste se construit selon la situation.

Comment suivre les pièces reçues par un autre canal ?

En les rattachant au dossier dès la réception : c'est la seule façon de savoir ce qui manque vraiment.

Que faire d'une pièce illisible ?

La signaler comme manquante avec la raison : « reçue mais illisible » n'est pas « reçue ».

Pour aller plus loin

• Toutes les checklists — à lire aussi
• Processus : collecte de pièces — à lire aussi
• Gagner du temps : documents et pièces — à lire aussi
• La gestion documentaire dans COURTIA — à lire aussi