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Collecter, classer, exploiter une pièce : trois moments, trois problèmes

Une pièce coûte du temps trois fois : quand on la demande, quand elle arrive et qu'il faut la retrouver, et quand il faut y prendre une information. La plupart des cabinets optimisent l'un des trois moments et subissent les deux autres.

Demander une pièce au client

• Process manuel : la demande se fait par mail ou par téléphone, dans les mots du courtier ; si le client ne répond pas, il faut s'en souvenir et recommencer.
• Process optimisé : la demande est rattachée au dossier, avec la liste exacte de ce qui est attendu et un état visible ; le client sait ce qu'on attend de lui.
• Automatisation possible : la demande peut être envoyée par un lien dédié, et l'état de réception est suivi sans intervention.
• Ce que COURTIA fait réellement : demande de pièces par lien, dépôt par le client, suivi de ce qui est reçu et de ce qui manque, relance préparée depuis le dossier.
• Ce qui reste humain : la reformulation des pièces réellement nécessaires selon la situation, et la relation quand le client est en difficulté.

Retrouver une pièce au moment où elle compte

• Process manuel : on sait qu'on l'a reçue, mais on ne sait plus où : boîte mail, dossier local, scanner. Le temps de recherche est du temps sans valeur ajoutée.
• Process optimisé : toute pièce reçue entre dans le dossier au moment où elle arrive, avec sa date et son objet.
• Automatisation possible : le rattachement automatique à un dossier à partir d'une demande connue est possible.
• Ce que COURTIA fait réellement : documents rattachés au dossier client, avec leur date ; boîte de réception documentaire pour ce qui arrive par ailleurs.
• Ce qui reste humain : la qualification de la pièce : est-ce la bonne, est-elle à jour, couvre-t-elle la période ?

Exploiter une information contenue dans la pièce

• Process manuel : les données utiles (un IBAN, une immatriculation, une référence de contrat) sont recopiées à la main dans le dossier, avec le risque d'erreur de recopie qui va avec.
• Process optimisé : on ne recopie plus : l'information est lue dans le document et appliquée au dossier en un geste, après vérification.
• Automatisation possible : le relevé automatique des données est possible sur les types de documents pris en charge.
• Ce que COURTIA fait réellement : extraction des données (RIB, carte grise, pièces administratives), proposition de valeurs, application par le courtier, résultat conservé.
• Ce qui reste humain : la vérification et l'interprétation — un IBAN lu correctement peut quand même être celui d'un compte qui n'a rien à voir avec le dossier.

Le test qui dit si le sujet est réel

Prenez trois dossiers au hasard et cherchez une pièce précise : le contrat, la pièce d'identité, le " "dernier échange. Si le temps de recherche dépasse le temps d'utilisation, le problème n'est pas le " "nombre de pièces — c'est qu'elles vivent en dehors du dossier.

Questions fréquentes

Le client peut-il déposer ses pièces sans compte ?

Oui : le dépôt se fait par un lien transmis au client, sans création de compte de son côté.

Les pièces sont-elles accessibles à toute l'équipe ?

Les accès sont cloisonnés par cabinet et par rôle ; le partage suit la structure du cabinet.

Que se passe-t-il si une pièce est obsolète ?

Elle reste dans l'historique du dossier avec sa date ; c'est l'état de la demande qui indique ce qui est attendu.

Pour aller plus loin

• Le hub gagner du temps — à lire aussi
• La gestion documentaire dans COURTIA — à lire aussi
• L'extraction de données des documents — à lire aussi
• La checklist de collecte documentaire — à lire aussi