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Sinistre, devoir de conseil, contrôle : arrêter de reconstituer les dossiers

Ces trois tâches ont un point commun : elles se paient plus tard. Le sinistre se retrouve au renouvellement, le devoir de conseil se prouve lors d'un contrôle, et le contrôle arrive sans prévenir. Le temps perdu est celui de la reconstitution.

Suivre un sinistre pendant son instruction

• Process manuel : le suivi vit dans la boîte mail et dans la mémoire : quand le client rappelle, il faut retrouver où en est le dossier.
• Process optimisé : le sinistre est rattaché au client et au contrat, avec son état et ses pièces ; l'historique reste consultable même des mois après.
• Automatisation possible : les changements d'état peuvent être signalés sans recherche ; le résumé de situation peut être préparé automatiquement à partir des éléments saisis.
• Ce que COURTIA fait réellement : sinistres rattachés au dossier, états suivis, pièces conservées, résumé de situation pour préparer un échange.
• Ce qui reste humain : la relation avec le client et l'expert, et l'appréciation de ce qui est couvert.

Documenter le devoir de conseil

• Process manuel : les preuves existent mais dispersées : un mail par-ci, un document signé par-là, une note dans un cahier.
• Process optimisé : chaque dossier porte l'état des points attendus, avec les pièces associées et leurs dates.
• Automatisation possible : l'état peut être suivi par dossier et consolidé dans un tableau de bord ; le journal des opérations est tenu par le produit.
• Ce que COURTIA fait réellement : checklist par client au titre du devoir de conseil, vérification KYC, suivi des mandats, journal d'audit.
• Ce qui reste humain : la qualification des obligations applicables au cabinet et l'appréciation du conseil donné — le produit ne produit aucun conseil juridique et ne certifie aucune conformité.

Préparer un contrôle

• Process manuel : on cherche les pièces au dernier moment, dossier par dossier, avec l'impression de découvrir sa propre organisation.
• Process optimisé : on interroge l'outil sur l'état des contrôles internes, et l'on traite les dossiers incomplets avant la visite, pas pendant.
• Automatisation possible : l'extraction de l'état des contrôles est automatisable ; le jugement sur ce qui manque reste interne.
• Ce que COURTIA fait réellement : tableau de bord de conformité, état par client, journal d'audit consultable.
• Ce qui reste humain : la décision de ce qu'on corrige, et l'explication au contrôleur.

Le principe à retenir

Une pièce de preuve produite dans le flux de travail ne coûte presque rien ; la même pièce " "reconstituée coûte des heures. C'est vrai pour un sinistre comme pour un devoir de conseil.

Questions fréquentes

Le produit garantit-il la conformité du cabinet ?

Non, et aucun logiciel ne le peut : il documente ce qui a été fait et quand. La conformité dépend des obligations applicables et de leur application.

Le journal d'audit remplace-t-il une politique d'archivage ?

Non. Il conserve une trace des opérations prévues pour cet usage ; la durée de conservation relève de la politique du cabinet.

Un sinistre clos reste-t-il visible ?

Oui, il reste rattaché au dossier avec son historique, ce qui permet d'en tenir compte au renouvellement.

Pour aller plus loin

• Le hub gagner du temps — à lire aussi
• Le suivi des sinistres — à lire aussi
• La conformité dans COURTIA — à lire aussi
• La checklist de suivi de sinistre — à lire aussi