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Checklist : préparer un contrôle sur ses propres dossiers

La checklist

Un contrôle se passe bien quand on peut montrer, dossier par dossier, ce qui a été fait et quand. Cette liste sert à le vérifier avant, sur un échantillon.

• Échantillon de dossiers choisi au hasard (par exemple 10), toutes situations confondues
• Pour chaque dossier : identité du client et pièces de vérification présentes
• Pour chaque dossier : trace de l'information donnée au client, avec sa date
• Pour chaque dossier : documents remis au client identifiables
• Mandats présents quand ils sont requis, avec leur date et leur périmètre
• Journal des opérations consultable sur la période concernée
• Écarts relevés lors de l'échantillon listés, avec un plan de correction daté
• Dossiers les plus anciens inclus dans l'échantillon, pas seulement les récents
• Pièces sensibles limitées à ce qui est nécessaire et accès restreints
• Origine des données et des indicateurs explicable si on vous interroge

Ce que cette liste contient

Une méthode d'auto-vérification par échantillon, inspirée de ce qu'un contrôle regarde en pratique : la capacité à retrouver la preuve.

Ce qu'elle ne remplace pas

Aucune liste des obligations applicables, aucun texte réglementaire et aucun conseil juridique : cette page aide à s'organiser. Les obligations relèvent des textes et des organismes compétents, et la qualification doit être faite par le cabinet ou son conseil.

Questions fréquentes

Pourquoi tirer un échantillon au hasard ?

Parce qu'un contrôle fait de même : si l'on ne prépare que les dossiers « propres », l'échantillon révèle le reste.

Que faire des écarts constatés ?

Les lister, les dater et les corriger avant le contrôle : un plan de correction vaut mieux qu'une promesse orale.

Cette checklist remplace-t-elle un conseil juridique ?

Non. Elle organise une vérification interne ; la qualification des obligations doit être faite par le cabinet ou son conseil.

Pour aller plus loin

• Toutes les checklists — à lire aussi
• La conformité dans COURTIA — à lire aussi
• Guide : se préparer à un audit ACPR — à lire aussi
• Processus : mandat et vérification — à lire aussi