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Processus : mandat et vérification du client, sans reconstitution

Objectif du processus

Pouvoir retrouver, pour un client donné, la preuve de son identité, du mandat signé et de l'information qui lui a été donnée — sans chercher pendant une heure.

Déclencheur

Ouverture d'un dossier, signature d'un contrat, ou changement d'interlocuteur principal.

Étapes

1. Identifier la personne et l'entité : qui contracte, pour qui, et qui décide.
2. Vérifier les éléments d'identité et conserver la pièce avec sa date de contrôle.
3. Formaliser le mandat quand il est requis, et en conserver la trace (date, signataire, périmètre).
4. Documenter l'information donnée au titre du devoir de conseil, avec les documents remis.
5. Tenir la trace à jour en cas de changement : nouveau dirigeant, nouvelle adresse, nouvelle entité.

Qui fait quoi

Le courtier qui ouvre le dossier ; le responsable de cabinet contrôle l'état des dossiers, pas chaque pièce.

Informations nécessaires

Identité et qualité du client, pièces de vérification, mandat, documents remis, dates.

Les points de rupture (là où le processus échoue en vrai)

• Les pièces existent mais dans un dossier partagé, sans lien avec le client.
• Le mandat a été signé mais n'est pas rattaché au dossier concerné.
• Un changement de dirigeant n'est jamais répercuté : les pièces en place ne correspondent plus.
• La vérification est faite, mais aucune date n'est enregistrée : impossible de démontrer quand.

Ce que COURTIA fait dans ce processus

Vérification des éléments d'identité suivie par dossier, suivi des mandats, checklist des points attendus au titre du devoir de conseil, et journal des opérations consultable après coup.

Ce qui reste humain

La qualification des obligations applicables au cabinet et l'appréciation de ce qui est suffisant : le produit documente, il ne conseille pas juridiquement et ne certifie aucune conformité.

Questions fréquentes

Le produit garantit-il la conformité du cabinet ?

Non : il organise et conserve la trace des contrôles. La conformité dépend des obligations applicables et de leur application réelle.

Faut-il vérifier le client à chaque contrat ?

Le périmètre relève des obligations du cabinet et de son activité ; le processus doit décider quand la vérification est refaite (nouvelle entité, changement de dirigeant).

Où sont conservées les pièces de vérification ?

Rattachées au dossier du client, avec leur date — c'est ce qui permet de répondre à un contrôle sans reconstitution.

Pour aller plus loin

• La bibliothèque de processus — à lire aussi
• La conformité dans COURTIA — à lire aussi
• Guide : le devoir de conseil (DDA) — à lire aussi
• Checklist de préparation d'audit — à lire aussi