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Checklist : ce qui doit être en place après la signature

La checklist

Un dossier bien ouvert se tient presque tout seul ; un dossier ouvert à moitié coûte du temps à chaque échéance. Reprenez ces points une fois par dossier.

• Identité et qualité du client enregistrées (personne physique ou morale, qui décide)
• Moyens de contact et canal préféré de chaque interlocuteur
• Contrats en place : compagnie, numéro, prime, date d'échéance, statut
• Pièces obtenues et pièces encore attendues, avec leur date de demande
• Historique du dossier précédent, si le client vient d'un autre cabinet
• Besoins exprimés et besoins écartés, avec la raison
• Documents remis au client, avec leur date
• Mandat et vérifications nécessaires, avec leur date de contrôle
• Échéances des 12 prochains mois notées au bon endroit
• Prochaine action planifiée, avec sa date et son responsable
• Accès internes : qui, dans le cabinet, voit ce dossier
• Points de vigilance : sinistres passés, résiliations, impayés

Ce que cette liste contient

Les points administratifs et de traçabilité d'une ouverture de dossier, du premier contact à la première échéance.

Ce qu'elle ne remplace pas

Aucune obligation légale n'est inventée ici : les vérifications d'identité, les mandats et les informations à remettre relèvent des textes applicables à votre activité et des consignes de vos organismes. Cette liste aide à ne pas oublier ; elle ne dit pas ce que la loi exige.

Questions fréquentes

Combien de temps prend cette checklist ?

Elle se remplit au fil de l'ouverture : l'intérêt n'est pas de tout faire en une fois, mais de savoir ce qui reste à faire.

Faut-il la refaire à chaque nouveau contrat ?

Non, mais deux points méritent une mise à jour : la situation du client et ses échéances.

Est-elle différente en Suisse ?

La structure reste valable ; l'identifiant légal du client, le canton et le cadre d'intermédiation remplacent l'ORIAS.

Pour aller plus loin

• Toutes les checklists — à lire aussi
• Processus : nouveau prospect — à lire aussi
• Processus : mandat et vérification — à lire aussi
• Guide : structurer l'onboarding client — à lire aussi