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Suivre ses prospects sans les harceler, et sans les oublier

Un rythme simple, tenable

Ce qui compte n'est pas le calendrier exact : c'est qu'il soit décidé, affiché, et que le dossier en sorte par une décision et non par oubli.

Ce qu'un motif de sortie doit contenir

1. La raison (prix, garantie, timing, choix d'un autre intermédiaire, silence).
2. La date du dernier contact.
3. Ce qui pourrait rouvrir le dossier (échéance, changement de situation).

Un prospect clos avec un motif exploitable vaut mieux qu'un prospect « en cours » depuis deux ans, qui pollue toutes les statistiques du cabinet.

Ce qu'il faut écrire, ce qu'il ne faut pas

Écrivez court : le besoin, la provenance, la date du dernier échange, les éléments de situation. N'écrivez pas le récit des appels : personne ne le lira, et cela donne l'impression d'un dossier tenu alors qu'il ne l'est pas.

La bascule vers le client

Le jour de la signature, rien ne doit être recréé : les devis, les échanges, les pièces déjà reçues restent attachés au dossier. C'est la raison pour laquelle un suivi unique — le même objet avant et après la signature — évite la double saisie et les pertes d'historique.

Questions fréquentes

Combien de fois relancer avant de classer ?

C'est une décision du cabinet, mais elle doit être écrite. Un dossier qui reste « en cours » sans contact pendant six mois fausse la lecture du pipeline.

Faut-il un motif de perte obligatoire ?

Oui, pour décider ensuite. Sans motif, un refus n'apprend rien et le même profil de client revient échouer.

Peut-on faire tout cela sans logiciel ?

Oui, mais il faut un endroit unique. Le problème n'est pas la méthode : c'est de la tenir quand il y a trente dossiers ouverts.

Pour aller plus loin

• Prospects et clients — le suivi dans le produit
• Structurer un pipeline — les étapes du parcours
• Prospection — la version suisse
• Relances clients — les relances côté client