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Saisie d'un contrat, ressaisie entre outils, classement : trois tâches à reprendre

Le temps administratif d'un cabinet ne vient pas d'une seule grosse tâche, mais de dizaines de petites opérations répétées sur chaque dossier. Trois d'entre elles concentrent l'essentiel du gaspillage parce qu'elles sont faites deux fois ou pas au bon moment.

Saisir les informations d'un nouveau contrat

• Process manuel : les données sont relevées sur le document du client ou de la compagnie, puis recopiées dans le dossier, avec un risque d'erreur sur les dates, les montants et les références.
• Process optimisé : on saisit une fois, dans un dossier qui porte déjà le client, et l'échéance est enregistrée en même temps que le contrat — pas plus tard « quand on aura le temps ».
• Automatisation possible : le relevé des données d'un document (pièce d'identité, carte grise, document bancaire) peut être proposé automatiquement, puis validé.
• Ce que COURTIA fait réellement : extraction de données des documents pris en charge (RIB, carte grise, pièces administratives) avec application manuelle par le courtier ; contrat et échéance dans le même dossier client.
• Ce qui reste humain : la vérification de ce qui a été relevé et l'appréciation du contrat.

Ressaisir la même donnée dans plusieurs outils

• Process manuel : le contrat existe dans l'outil métier, dans un tableur de suivi et parfois dans un outil de facturation : trois versions de la même réalité, aucune ne fait autorité.
• Process optimisé : on désigne une source unique par nature d'information — le dossier métier pour le contrat et l'échéance — et les autres usages s'y rapportent, par export plutôt que par recopie.
• Automatisation possible : un export ou un import peut remplacer la recopie ; la déduplication, elle, reste une décision.
• Ce que COURTIA fait réellement : commissions calculées depuis les contrats déjà saisis, avec barèmes et import des relevés ; import de portefeuille pour reprendre l'existant ; aucune ressaisie des contrats pour la partie commissions.
• Ce qui reste humain : le choix de la source de vérité, et l'arbitrage quand deux sources se contredisent.

Classer une pièce reçue

• Process manuel : la pièce arrive par mail, elle est enregistrée dans un dossier local ou imprimée, et le dossier du client n'en garde aucune trace — ou une trace introuvable au moment où elle compte.
• Process optimisé : les pièces sont demandées par un canal unique et rattachées au dossier au moment où elles arrivent, avec leur date et leur état.
• Automatisation possible : la réception peut être déclenchée par une demande de pièces liée à un dossier, avec suivi de ce qui manque.
• Ce que COURTIA fait réellement : dépôt de pièces par lien transmis au client, boîte de réception documentaire, rattachement au dossier, état de la demande et des pièces reçues.
• Ce qui reste humain : juger si la pièce est conforme, complète et suffisante — le produit ne tranche pas à votre place.

Le principe à retenir

Sur les trois tâches, la même règle s'applique : une information, un endroit, une date. Tout ce qui est recopié finit par diverger, et toute divergence se paie au moment d'un contrôle, d'un renouvellement ou d'un désaccord avec un client.

Pour savoir si le sujet vous concerne, mesurez d'abord : le calculateur de temps administratif part de vos propres comptages et affiche ses hypothèses.

Questions fréquentes

L'extraction de documents remplace-t-elle la saisie ?

Non : elle propose les données, le courtier valide. L'objectif est de supprimer la recopie, pas le contrôle.

Faut-il supprimer le tableur de suivi ?

Pas forcément d'un coup : il faut décider par nature d'information quelle source fait autorité, sinon les deux resteront vivantes en parallèle.

Est-ce que cela empêche les erreurs ?

Cela en supprime une partie — celles qui viennent de la recopie. Les erreurs de jugement restent, et c'est normal : elles sont le métier.

Pour aller plus loin

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