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Checklist : ce qu'on vérifie une fois par trimestre

La checklist

Un cabinet ne se dégrade pas d'un coup : il dérive par petits écarts. Une vérification trimestrielle coûte une heure et évite des mois de désordre.

• Toutes les échéances du trimestre à venir sont connues et visibles
• Les propositions sans réponse sont listées et traitées
• Les demandes de pièces ouvertes sont relancées ou closes
• Les dossiers sans contact depuis longtemps sont identifiés
• Les accès des collaborateurs correspondent à leur rôle actuel
• Les départs et arrivées de collaborateurs ont été traités (droits, dossiers transférés)
• Les données de référence (compagnies, barèmes, modèles de messages) sont à jour
• Les doublons de dossiers clients sont identifiés
• Les indicateurs affichés reposent sur des données réellement saisies
• Les priorités de la semaine suivante peuvent être listées sans réunion de rattrapage

Ce que cette liste contient

Une revue de santé du cabinet : dossiers, échéances, accès, données, priorités.

Ce qu'elle ne remplace pas

Elle ne remplace ni un contrôle de conformité, ni un audit de sécurité, ni la vérification des obligations qui s'appliquent à votre activité.

Questions fréquentes

Qui doit faire cette vérification ?

Le responsable du cabinet, ou la personne qui détient la vue d'ensemble — pas chaque collaborateur isolément.

Combien de temps cela prend-il ?

Une heure suffit si les données sont dans un outil ; sinon, la durée de la vérification est en elle-même une information sur l'organisation.

Faut-il la faire plus souvent ?

Au début, oui : les trois premiers mois révèlent ce qui dérive chez vous. Ensuite, un trimestre suffit en général.

Pour aller plus loin

• Toutes les checklists — à lire aussi
• Organiser le travail du cabinet — à lire aussi
• Les tâches du cabinet — à lire aussi
• Le pilotage du cabinet — à lire aussi